Politique de confidentialité

1. INTRODUCTION

La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont l’ASBL « 4A » (Aide Administrative Aux Asbl) collecte, utilise, stocke et protège vos données personnelles lorsque vous visitez notre site web https://4a-asbl.be ou utilisez nos services de formation.

4A ASBL s’engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière transparente, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679 et à la législation belge applicable en matière de protection des données.

Cette politique s’applique à tous les utilisateurs de notre site web, participants à nos formations, et clients de nos services d’aide administrative.

2. RESPONSABLE DE TRAITEMENT

2.1 Identité du responsable de traitement

Dénomination : ASBL 4A (Aide Administrative Aux Asbl)
Forme juridique : Association Sans But Lucratif de droit belge
Adresse : Chaussée de Marenne 84, 6900 Marche-en-Famenne, Belgique
Téléphone : +32 451 07 88 97
Email : info@4a-asbl.be
Site web : https://4a-asbl.be

2.2 Délégué à la Protection des Données (DPO)

Compte tenu de la taille et de la nature des activités de 4A ASBL, nous n’avons pas désigné de Délégué à la Protection des Données. Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter directement aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

2.3 Autorité de contrôle

L’autorité de contrôle compétente en Belgique est l’Autorité de Protection des Données :

Adresse : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
Téléphone : +32 2 274 48 00
Email : contact@apd-gba.be
Site web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

3. DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

3.1 Définition des données personnelles

Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent de vous identifier directement ou indirectement, telles que votre nom, adresse email, numéro de téléphone, adresse IP, ou toute autre information qui, seule ou combinée avec d’autres données, permet de vous identifier.

3.2 Catégories de données collectées

3.2.1 Données d’identification
– Nom et prénom
– Dénomination de l’ASBL ou organisation
– Fonction au sein de l’organisation
– Adresse postale
– Numéro de téléphone
– Adresse email

3.2.2 Données de connexion et de navigation
– Adresse IP
– Type de navigateur et version
– Système d’exploitation
– Pages visitées sur notre site
– Date et heure de connexion
– Durée de visite
– Référent (site depuis lequel vous êtes arrivé)

3.2.3 Données de formation
– Formations suivies
– Dates de participation
– Évaluations et commentaires
– Certificats obtenus
– Historique des formations

3.2.4 Données financières
– Informations de facturation
– Historique des paiements
– Statut membre/non-membre
– Modalités de paiement préférées

3.2.5 Données de communication
– Correspondances par email
– Messages via formulaires de contact
– Demandes de renseignements

4. FINALITÉS ET BASES LÉGALES DU TRAITEMENT

4.1 Gestion des inscriptions et formations

Finalité : Traitement des inscriptions aux formations, organisation des sessions, suivi pédagogique et délivrance des attestations.

Base légale : Exécution du contrat de formation (Article 6.1.b du RGPD)

Données concernées : Données d’identification, données de formation, données de communication

Durée de conservation : 10 ans après la fin de la formation pour les obligations comptables et fiscales

4.2 Gestion de la relation client

Finalité : Suivi de la relation commerciale, réponse aux demandes de renseignements, support client et amélioration de nos services.

Base légale : Intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD) – développement de notre activité et amélioration de nos services

Données concernées : Données d’identification, données de communication, historique des interactions

Durée de conservation : 3 ans après le dernier contact ou la dernière formation

4.3 Facturation et comptabilité

Finalité : Établissement des factures, suivi des paiements, gestion comptable et respect des obligations fiscales.

Base légale : Obligation légale (Article 6.1.c du RGPD) – obligations comptables et fiscales

Données concernées : Données d’identification, données financières

Durée de conservation : 10 ans conformément aux obligations comptables belges

4.4 Marketing et communication

Finalité : Envoi d’informations sur nos formations, newsletters, invitations à des événements et communication commerciale.

Base légale : Consentement (Article 6.1.a du RGPD) ou intérêt légitime pour les clients existants

Données concernées : Données d’identification, préférences de communication

Durée de conservation : Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans sans interaction

4.5 Amélioration du site web

Finalité : Analyse du trafic, amélioration de l’expérience utilisateur, optimisation du contenu et des fonctionnalités.

Base légale : Intérêt légitime (Article 6.1.f du RGPD) – amélioration de nos services en ligne

Données concernées : Données de connexion et de navigation (anonymisées quand possible)

Durée de conservation : 25 mois maximum pour les cookies analytiques

4.6 Respect des obligations légales

Finalité : Respect des obligations légales en matière de formation professionnelle, comptabilité, fiscalité et protection des données.

Base légale : Obligation légale (Article 6.1.c du RGPD)

Données concernées : Toutes les données nécessaires selon l’obligation légale

Durée de conservation : Selon les délais légaux applicables

5. DESTINATAIRES DES DONNÉES

5.1 Personnel autorisé de 4A ASBL

Vos données personnelles sont accessibles aux membres du personnel de 4A ASBL qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :
– L’équipe administrative pour la gestion des inscriptions et de la facturation
– Les formateurs pour la préparation et le suivi des formations
– La direction pour le suivi de la relation client

5.2 Prestataires de services

Nous pouvons partager vos données avec des prestataires de services tiers qui nous aident à fournir nos services :

5.2.1 Hébergement web
– Prestataire : Brion PC SRL
– Localisation : Union Européenne
– Données partagées : Données de navigation, contenu du site
– Garanties : Contrat de sous-traitance conforme au RGPD

5.2.2 Services de paiement
– Prestataire : Établissements bancaires belges
– Localisation : Belgique/Union Européenne
– Données partagées : Données de facturation nécessaires au paiement
– Garanties : Conformité aux standards de sécurité bancaire

5.3 Autorités publiques

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles aux autorités publiques dans les cas suivants :
– Contrôles fiscaux et comptables
– Enquêtes judiciaires ou administratives
– Respect d’obligations légales spécifiques

5.4 Absence de transfert vers des pays tiers

4A ASBL s’engage à ne pas transférer vos données personnelles vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne, sauf si cela s’avère nécessaire pour la fourniture de nos services et avec les garanties appropriées prévues par le RGPD.

6. SÉCURITÉ DES DONNÉES

6.1 Mesures techniques de sécurité

4A ASBL met en œuvre des mesures techniques appropriées pour protéger vos données personnelles :

– Chiffrement : Utilisation du protocole HTTPS pour sécuriser les communications
– Accès restreint : Limitation de l’accès aux données aux seules personnes autorisées
– Mots de passe :Politique de mots de passe robustes pour tous les comptes
– Sauvegardes : Sauvegardes régulières et sécurisées des données
– Mise à jour : Maintien à jour des systèmes et logiciels de sécurité

6.2 Notification des violations

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, conformément au RGPD.

7. VOS DROITS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

7.1 Droit d’accès (Article 15 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données ainsi qu’aux informations relatives à leur traitement.

7.2 Droit de rectification (Article 16 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir la rectification des données personnelles inexactes vous concernant et de faire compléter les données incomplètes.

7.3 Droit à l’effacement (Article 17 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans certains cas, notamment :
– Lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités
– Lorsque vous retirez votre consentement
– Lorsque les données ont fait l’objet d’un traitement illicite

Limitations : Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

7.4 Droit à la limitation du traitement (Article 18 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dans certains cas, notamment lorsque vous contestez l’exactitude des données ou le caractère licite du traitement.

7.5 Droit à la portabilité (Article 20 RGPD)

Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

7.6 Droit d’opposition (Article 21 RGPD)

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime, y compris au profilage, ainsi qu’au traitement à des fins de prospection commerciale.

7.7 Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.

7.8 Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :
– Par email : info@4a-asbl.be
– Par courrier : 4A ASBL, Chaussée de Marenne 84, 6900 Marche-en-Famenne, Belgique
– Par téléphone : +32 451 07 88 97

Nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.

7.9 Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD.

8. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

8.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone) lorsque vous visitez notre site web. Les cookies nous permettent de reconnaître votre appareil et de mémoriser certaines informations sur vos préférences ou actions passées.

8.2 Types de cookies utilisés

8.2.1 Cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés. Ils sont généralement activés en réponse à des actions de votre part équivalant à une demande de services (connexion, remplissage de formulaires, etc.).

Durée de conservation : Session ou 24 heures maximum

8.2.2 Cookies de fonctionnalité
Ces cookies permettent au site de fournir des fonctionnalités améliorées et une personnalisation. Ils peuvent être définis par nous ou par des fournisseurs tiers dont nous avons ajouté les services à nos pages.

Durée de conservation : 12 mois maximum

8.3 Gestion des cookies

Vous pouvez contrôler et gérer les cookies de plusieurs façons :

8.3.1 Paramètres du navigateur
Vous pouvez configurer votre navigateur pour accepter ou refuser automatiquement les cookies, ou pour vous avertir lorsqu’un cookie est envoyé.

8.3.2 Outils de désactivation
Vous pouvez utiliser les outils de désactivation fournis par les fournisseurs de services d’analyse pour vous opposer à la collecte de données.

8.4 Conséquences du refus des cookies

Le refus des cookies strictement nécessaires peut affecter le fonctionnement du site. Le refus des autres cookies n’affectera pas votre navigation mais peut limiter certaines fonctionnalités.

9. CONSERVATION DES DONNÉES

9.1 Principes de conservation

4A ASBL applique le principe de minimisation des données et ne conserve vos données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, en tenant compte :
– Des obligations légales de conservation
– Des délais de prescription applicables
– De la nécessité de conserver certaines données pour la défense de nos droits

9.2 Durées de conservation par catégorie

9.3 Suppression des données

À l’expiration des délais de conservation, vos données personnelles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.

10. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

10.1 Mise à jour

Cette Politique de Confidentialité peut être modifiée pour refléter les changements dans nos pratiques de traitement des données, l’évolution de la législation ou l’amélioration de nos services.

10.2 Notification des modifications

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons :
– Par email si nous disposons de votre adresse
– Par notification sur notre site web

10.3 Date d’entrée en vigueur

Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur notre site web, sauf indication contraire.

11. CONTACT

11.1 Questions sur cette politique

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

4A ASBL – Aide Administrative Aux Asbl
Chaussée de Marenne 84
6900 Marche-en-Famenne
Belgique

Téléphone : +32 451 07 88 97
Email : info@4a-asbl.be
Site web : https://4a-asbl.be

11.2 Délais de réponse

Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informerons.

—

Dernière mise à jour : 25 juillet 2025
Version : 1.0

Cette Politique de Confidentialité a été rédigée en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679 et la législation belge applicable.